Wie oft kommt es vor, dass Ihre Empfangs- und Concierge-Mitarbeiter Pakete für Mieter annehmen und bearbeiten? Da Hunderte von Bewohnern regelmäßig online bestellen, wissen wir, dass das viel Zeit in Anspruch nimmt. Paketmanagement ist nicht nur zeitaufwendig, es lässt Empfangsbereiche auch eher wie Postfilialen wirken.
Das Kaufverhalten der Verbraucher hat sich in den letzten Jahren massiv verändert. Insbesondere 2020 sind Online-Käufe sprunghaft angestiegen. Ist es fair, dass Empfangsmitarbeiter nun zusätzlich Pakete verwalten müssen? Überhaupt nicht – aber es ist auf ihren Schultern gelandet, weil sie im Front-of-House arbeiten.
Die Vereinfachung des Paketmanagements muss in allen Wohngebäuden Priorität haben. Das Layout des Empfangsbereichs spielt dabei eine Schlüsselrolle, denn dort findet das ganze geschäftige Treiben statt.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihr Layout verbessern können, um das Paketmanagement im Griff zu behalten.
Warum ist Paketmanagement im Front-of-House so wichtig?
In vielerlei Hinsicht ist das Paketmanagement in Wohngebäuden unkompliziert. Ein Kurier liefert, der Empfang unterschreibt, und das Paket wird beiseitegestellt, bis der Besitzer es abholt.
Das ist jedoch eine sehr vereinfachte Sichtweise und berücksichtigt die Folgewirkungen nicht. Innerhalb einer Woche können Hunderte von Sendungen ankommen – was sich negativ auf die Produktivität des Personals und das professionelle Erscheinungsbild Ihres Empfangsbereichs auswirkt.
Ein unaufgeräumter Empfang hinterlässt einen schlechten ersten Eindruck, der bei potenziellen Mietern während einer ersten Besichtigung im Gedächtnis bleiben kann. Pakete stellen außerdem ein Gesundheits- und Sicherheitsrisiko dar, da man leicht darüber stolpern kann, wenn sie nicht ordnungsgemäß verstaut sind. Wenn besonders viele Lieferungen eingehen, kann das zu Warteschlangen führen – was wiederum den professionellen Eindruck des Empfangs beeinträchtigt.
Hinzu kommt, wie oft ein Mitarbeiter seine Arbeit unterbrechen muss, um sich um Pakete zu kümmern. Es kann erheblich Zeit kosten, jedes Paket zu quittieren – und dann müssen die Sendungen wiedergefunden werden, sobald die Besitzer sie abholen. Passiert das täglich, verlieren Sie womöglich jede Woche mehrere Stunden.
Tipp Nr. 1 zum Layout des Empfangsbereichs: Nutzen Sie den Platz effizient
Wenn in einem Wohngebäude kein Platz für eine bewohnerseitige Paketlösung vorhanden ist, werden Lieferungen meist vom Concierge-Team entgegengenommen und anschließend in einem nahegelegenen Schrank oder einem Bereich nur für Mitarbeiter gelagert. Wenn Mitarbeiter Pakete für Bewohner annehmen, kann PSP Lite den Prozess einfacher und schneller machen.
Mit PSP Lite müssen Mitarbeiter lediglich ein Foto des Paketlabels machen. Anschließend wird es automatisch in der PSP-Datenbank erfasst und eine Benachrichtigung per E-Mail oder SMS an den Empfänger gesendet.
Da der Schrank hinter dem Empfangstresen kein Bewohnerbereich ist, können Lieferungen dicht gepackt werden. Das sorgt für die effizienteste Nutzung des Platzes, wenn wenig Raum verfügbar ist – allerdings erfordert diese Methode weiterhin, dass Mitarbeiter in das Paketmanagement eingebunden sind.
Wenn Mitarbeiter Teile der Paketannahme übernehmen, kann das Zeit aus ihrem Tagesablauf nehmen. Wenn der Prozess jedoch effizient ist und die Studierenden mit einem freundlichen Gesicht interagieren, ist das nicht unbedingt etwas Schlechtes.
Wie Sie die Situation angehen, hängt davon ab, wie viel Arbeit Ihr Team bereits hat und wie viele Lieferungen Sie pro Woche erhalten.
Tipp Nr. 2 zum Layout des Empfangsbereichs: Lassen Sie sich nicht von Paket-Schließfächern täuschen
Einige Betreiber von Wohngebäuden haben Paket-Schließfächer installiert. Bis zu einem gewissen Grad nehmen sie Empfangs- und Concierge-Mitarbeitern zwar etwas Druck – allerdings nur kurzfristig. Schließfächer bieten zwar einen Lagerort für Pakete, bringen jedoch eine enorme Menge an Problemen mit sich.
Wenn Paket-Schließfächer in Wohngebäuden installiert werden, besteht das Layout des Empfangsbereichs im Grunde aus Schließfächern von Wand zu Wand. Sie müssen genug Kapazität für jedes Paket bereitstellen (und denken Sie daran: Manche Bewohner bestellen mehrere Artikel auf einmal) – und damit wird aus einem gut gestalteten, einladenden Empfang ein Schließfachraum, der in einem Fitnessstudio nicht fehl am Platz wäre. Außerdem müssen Schließfächer größer sein als die darin gelagerten Gegenstände, was bedeutet, dass viel Platz verschwendet wird.
Selbst wenn so viel Wandfläche dafür reserviert ist, sind Schließfächer dennoch nicht effizient. Zu Spitzenzeiten wie den PBSA-Einzügen im September, zu Weihnachten, am Black Friday und Cyber Monday steigt das Online-Shopping stark an. Diese Paket-Schließfächer sind schnell voll, werden aber nicht täglich geleert. Bewohner holen ihre Sendungen nur ab, wenn es ihnen passt.
Und wenn alle Schließfächer belegt sind – was machen die Kuriere dann? Sie gehen direkt zum Empfangstresen, und Ihr Team ist wieder mit Paketmanagement beschäftigt.
Bei all dem Paketüberlauf bedeutet das, dass es auch einen zweiten Lagerbereich geben muss. Unabhängig davon, ob einige Schließfächer frei sind oder nicht, müssen sperrige Gegenstände wie Bügelbretter und Spiegel weiterhin am Empfang stehen bleiben.
Paket-Schließfächer sind für den Einzelhandel großartig, aber für ein Wohngebäude nicht zweckmäßig. Sie nehmen viel Platz ein, der nicht effizient genutzt werden kann, und irgendwann muss Ihr Team ohnehin wieder ins Paketmanagement einsteigen. Wenn Sie dachten, Schließfächer seien eine gute Idee: Tatsächlich sind sie die schlechteste Option, für die Sie sich entscheiden können.
Tipp Nr. 3 zum Layout des Empfangsbereichs: Installieren Sie einen Paketraum
Paketräume bieten die Komplettlösung für das Paketmanagement. In der Nähe des Empfangstresens installiert, kann Ihr Team Lieferungen weiterhin im Blick behalten, ohne sich einmischen zu müssen. Meist werden sie Kuriere und Bewohner einfach in die richtige Richtung weisen.
Stellen Sie es sich vor: Statt dass Empfangs- und Concierge-Mitarbeiter endlos viele Pakete bearbeiten, geht der Kurier direkt in den Paketraum, um Lieferungen abzugeben. Ihr Team spart jede Woche unzählige Stunden – und diese Zeit kann in einen besseren Service für die Bewohner investiert werden.
Mit einem ganzen Raum steht reichlich Platz für Pakete zur Verfügung. Kuriere müssen kleine Artikel nicht in riesige Schließfächer legen. Stattdessen stellen sie sie einfach auf ein Regal oder eine Ablage, ohne wertvollen Platz zu verschwenden, der für ein größeres Paket hätte genutzt werden können.
Außerdem ist ein effektiver Paketservice entscheidend für die Zufriedenheit der Mieter. Er wird regelmäßig genutzt und bietet einen praktischen Mehrwert. Wenn potenzielle Bewohner eine Einheit besichtigen, sind Paketräume ein großartiger Bestandteil der Gebäudeführung, da Sie sie als wichtiges Ausstattungsmerkmal hervorheben können.
Ein Paketraum nimmt Ihnen und Ihrem Team viel Stress ab. Ob Zeitersparnis, kluge Flächennutzung, ein einzigartiges Verkaufsargument oder sogar die Reduzierung der Paket-Haftung – ein dedizierter Raum kann Ihr Wohngebäude der Konkurrenz einen Schritt vorausbringen.
Wie Parcel SafePlace helfen kann
Die gängige Methode des Paketmanagements muss sich ändern. Empfangs- und Concierge-Mitarbeiter werden bald vollständig von Lieferungen überrollt, wenn keine unterstützenden Maßnahmen eingeführt werden.
Paket-Schließfächer werden in einigen Wohngebäuden als Lösung eingesetzt, doch Betreiber erkennen schnell, wie fehleranfällig sie sind. Die beste Lösung ist die Einführung eines Paketraums.
Ein Paketraum stellt sicher, dass mehr als genug Platz für jede Lieferung vorhanden ist, und Kuriere können jedes Paket schnell einchecken – in dem Wissen, dass es sicher und geschützt ist. Ein dedizierter Raum hält Ihren Empfang ordentlich und aufgeräumt und spart Ihrem Team enorm viel Zeit.
Wenn Sie jedoch noch nicht bereit für einen Paketraum sind, kann die richtige Software trotzdem eine enorme Hilfe sein. Sehen Sie nach, ob Sie sich für einen kostenlosen zweimonatigen Testzeitraum für PSP Lite qualifizieren. Für weitere Informationen dazu, wie ein Paketraum das Paketmanagement deutlich verbessert, nehmen Sie unbedingt Kontakt mit unserem Team auf.
