Die Differenzierung Ihrer PBSA-Entwicklung von der Konkurrenz ist der Schlüssel zum Erfolg. Studenten erwarten eine breite Palette von Annehmlichkeiten, von denen einige häufiger vorkommen als andere, wie z. B. Gemeinschaftsräume und spezielle Lernbereiche. Was Studenten jedoch nicht jeden Tag sehen, ist ein umfassendes Paketverwaltungssystem.
Hunderte von Paketen werden jede Woche von Kurierdiensten an einzelne PBSA-Entwicklungen geliefert, und nicht alle diese Lieferungen werden erfolgreich abgeschlossen. Würde es Ihre Studentenunterkunft nicht von den anderen abheben, wenn Sie ein besseres System eingerichtet hätten?
Die Integration eines Paketverwaltungssystems in Studentenunterkünfte muss nicht schwierig sein, sofern Sie die richtigen Partner zur Unterstützung einbeziehen. Wir erklären, wie Sie alles einrichten, um sicherzustellen, dass der Service erfolgreich ist.
Finden Sie die richtige Software
Die derzeitige Art und Weise, Pakete und Lieferungen zu erfassen, ist veraltet. Wenn Empfangsmitarbeiter und Concierge-Personal den Studenten helfen sollten, kümmern sie sich stattdessen um Pakete. Kurierdienste haben bei der Zustellung von Paketen keine andere Anlaufstelle, also steuern sie direkt auf die Rezeption zu. Das bedeutet, dass der dortige Mitarbeiter Pakete entgegennehmen, einlagern und Benachrichtigungen an die Studenten senden muss.
Dies ist ein sehr zeitaufwändiger Prozess, und unzählige Stunden werden verschwendet. Es entsteht auch eine große Menge unnötiger Papierarbeit, die sortiert und abgelegt werden muss, was noch mehr Zeit und Platz in Anspruch nimmt.
Während der Empfangsmitarbeiter und der Kurier die Lieferungen organisieren, bedeutet dies auch, dass jeder Student, der sich an die Rezeption gewandt hat, um Hilfe zu erhalten, warten muss. Abhängig von der Anzahl der zu bearbeitenden Pakete könnte dies bedeuten, dass der Student sehr lange warten muss.
Die richtige Software für Ihr Paketverwaltungssystem optimiert den Lieferprozess. Anstatt jedes Paket einzeln zu quittieren, erfasst die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) – die mit allen intelligenten Mobilgeräten kompatibel ist – die wichtigen Daten auf dem Paketetikett.
Machen Sie einfach ein Foto, um das Paket zu erfassen. Eine automatisierte Benachrichtigung sollte dann an den Paketempfänger gesendet werden, um ihn darüber zu informieren, dass seine Lieferung zur Abholung bereitsteht.
Wenn der Student in Vorlesungen, Seminaren ist, Spaß hat oder für einen kurzen Aufenthalt nach Hause gefahren ist, kann er sein Paket möglicherweise nicht sofort abholen, und es könnte in Vergessenheit geraten. Ihre Technologie sollte so programmiert sein, dass regelmäßige Erinnerungen gesendet werden, um dies zu verhindern.
Mit der richtigen Software nehmen Kurierdienste weniger Zeit Ihrer Mitarbeiter in Anspruch, und Sie müssen nicht ständig Erinnerungen an die Studenten senden. Dies wiederum bedeutet, dass die Zeit Ihrer Empfangsmitarbeiter viel besser für die Bearbeitung von Studentenanfragen genutzt werden kann.
Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Platz haben
Je mehr Lieferungen Sie entgegennehmen, desto härter muss Ihr Paketverwaltungssystem arbeiten. Software ist eine großartige Möglichkeit, Pakete zu verfolgen und zeitaufwändige Aufgaben zu reduzieren, aber haben Sie überhaupt einen Ort, an dem Sie Pakete lagern können?
Eine große Anzahl von Paketen, die sich um die Rezeption herum stapeln, schafft viele Probleme, nämlich:
- Einen unübersichtlichen/unorganisierten Arbeitsbereich
- Gesundheits- und Sicherheitsrisiken (Stolpergefahr oder umfallende Stapel)
- Potenzial für Beschädigungen
- Potenzial für Diebstahl
- Hinterlässt einen unprofessionellen Eindruck bei Studenten, insbesondere bei denen, die nach einer neuen Unterkunft suchen
Eines der wertvollsten Güter in der Paketverwaltung ist Platz. Wenn Sie Pakete nicht sicher an der Rezeption aufbewahren können, ist die Lösung ein spezieller Paketraum.
Ein Paketraum bietet Ihnen, Ihren Mitarbeitern, Kurierdiensten und den Studenten einen Ort, an dem Lieferungen hinterlegt werden können, bis sie zur Abholung bereit sind. Jeder kann sicher sein, dass die Pakete sicher und geschützt sind.
Allerdings müssen Sicherheitsmaßnahmen vorhanden sein, um dies zu gewährleisten. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr Paketraum-Anbieter Folgendes berücksichtigt hat:
- Wie Studenten Zugang zum Raum erhalten
- CCTV-Überwachung
- Benachrichtigungsmethoden (z. B. SMS oder E-Mail)
- Abholnachweis (z. B. eine Unterschrift)
Hören Sie auf die Nutzer und überprüfen Sie die Daten
Ein Paketverwaltungssystem sollte Studenten, Mitarbeitern und Kurierdiensten gleichermaßen bei Lieferungen helfen, aber die einzige Möglichkeit, seinen Erfolg zu bestimmen, besteht darin, seine Nutzung regelmäßig zu überprüfen.
Nehmen wir an, Sie fragen einige der Studenten nach ihrer Meinung zum System. Wenn sie Ihnen mitteilen, dass sie oft vergessen, dass sie ein Paket an der Rezeption haben, sollten Push-Benachrichtigungen zu einem wichtigeren Bestandteil des Services werden.
Wenn Sie feststellen, dass Ihre Mitarbeiter produktiver sind, überprüfen Sie, wie viel Zeit sie durch die Verwendung von Paketverwaltungssoftware anstelle der manuellen Nachverfolgung von Paketen einsparen. Sie können diese Informationen dann verwenden, um zu bestimmen, ob die Verlängerung des Services eine sinnvolle Verwendung von Mitteln ist.
Entscheidungen in PBSA sollten datengesteuert sein. Beim Aufbau eines erfolgreichen Systems möchten Sie sicherstellen, dass es so bleibt, und gleichzeitig neue Methoden finden, um den Service kontinuierlich zu verbessern.
Der Aufbau eines Paketverwaltungssystems ist Schritt eins, aber die Überwachung seiner Nutzung sollte der nächste fortlaufende Schritt sein. Stellen Sie sicher, dass Sie mit einem Paketraum-Anbieter zusammenarbeiten, der bestrebt ist, mehr darüber zu erfahren, wie der Service genutzt wird. Auf diese Weise wissen Sie, dass er mit Ihnen zusammenarbeitet, um den Service für alle kontinuierlich zu verbessern.
Installation eines funktionierenden Paketverwaltungssystems
Ein System ist nur dann lohnenswert, wenn es einen Mehrwert bietet. Es muss Zeit einsparen, die besser genutzt werden kann, und zusätzliche Sicherheitsebenen bieten, um Lieferungen sicher zu halten.
Bei Parcel SafePlace sind unsere Services mit Blick auf die Endnutzer konzipiert. Wir haben ein Paketverwaltungssystem entwickelt, das für Mitarbeiter, Studenten und Kurierdienste funktioniert.
Um zu sehen, wie Parcel SafePlace Ihrem Team helfen kann, Lieferungen im Griff zu behalten, nehmen Sie Kontakt auf, um zu prüfen, ob Sie sich für eine kostenlose zweimonatige Testversion von PSP Lite qualifizieren. Mit den im Zeitraum von zwei Monaten gesammelten Daten können Sie dann sehen, wie unser Service die Abwicklung von Lieferungen für alle wirklich erleichtert.
