Die Annahme von Paketzustellungen für Ihre Bewohner ist ein zusätzlicher Service, den die meisten von ihnen zu schätzen wissen. Wenn die Bewohner nicht da sind, um die Sendung selbst entgegenzunehmen, ersparen Sie und Ihr Team ihnen schließlich den Weg zur Postfiliale.
Die Annahme von Paketen bürdet Ihnen jedoch ein gewisses Maß an Verantwortung auf. Wenn dem Paket etwas passiert, bevor der Eigentümer es abholen kann, wird er sich an Sie wenden, um eine Antwort zu erhalten.
Wenn Sie den Bewohnern einen Gefallen tun, sollte daraus keine Angelegenheit werden wie „der Rezeptionist hat das Geschenk beschädigt, das mir meine Großtante Helga geschickt hat“ oder „der Concierge hat meine neue PlayStation verloren“.
Letztendlich versuchen Sie nur, ihnen zu helfen. Die alleinige Verantwortung sollte nicht bei Ihnen liegen.
Die Annahme von Paketen für Bewohner ist bereits eine Notwendigkeit. Der Online-Handel wächst rasant. Um weiterhin einen nützlichen Service zu bieten, ohne selbst die Verantwortung zu tragen, müssen Sie alles tun, um die Pakethaftung zu begrenzen.
Stellen Sie sicher, dass Sie eine Klausel im Mietvertrag haben
Die meisten Verkäufer behaupten, dass die Verantwortung für die Lieferungen bei ihnen verbleibt, bis ein Paket vom Empfänger oder einer zur Paketannahme bevollmächtigten Person quittiert wird. Wenn ein Paket beschädigt ankommt und Sie oder Ihre Mitarbeiter dafür unterschreiben, wird es Ihnen schwerfallen, den Verkäufer davon zu überzeugen, dass er weiterhin verantwortlich ist.
Das bedeutet jedoch nicht, dass die Verantwortung auf Sie oder Ihr Team übertragen werden sollte, wenn Sie Pakete im Namen eines Bewohners annehmen.
Der wichtigste Weg, um die Pakethaftung zu vermeiden, ist eine entsprechende Klausel im Mietvertrag. Diese Klausel sollte besagen, dass weder Ihr Unternehmen noch einzelne Mitarbeiter für Gegenstände haftbar gemacht werden können, die verloren gehen oder beschädigt werden, bevor sie den Eigentümer erreichen.
Ohne eine solche Klausel wird es Ihnen schwerfallen, etwaige Streitigkeiten anzufechten. Stellen Sie sich vor, ein Bewohner kommt mit einer Beschwerde über eine verschwundene Rolex oder ein Familienerbstück zu Ihnen, das geliefert werden sollte. Wie viel Verantwortung sollten Sie übernehmen? Ist Ihr Unternehmen in diesem Fall geschützt?
Falls nicht, kontaktieren Sie Parcel SafePlace. Wir können Ihnen eine Musterklausel bzw. einen Nachtrag zum Mietvertrag von unserem Anwalt zur Verfügung stellen. Eine Mietvertragsklausel wird die Pakethaftung erheblich reduzieren, indem sie den Umfang der finanziellen Verantwortung festlegt, die Sie für verlorene oder beschädigte Gegenstände übernehmen.
Für Studentenwohnheime, die dem ANUK (Accreditation Network UK) folgen, besagen deren Richtlinien: „Wenn von der Organisation keine Haftung für erhaltene Pakete übernommen wird, sollte dies den Mietern zum Zeitpunkt des Einzugs klargestellt werden.“
Einfach ausgedrückt: Sie benötigen eine Klausel, um Ihre Haftung zu begrenzen. Ohne eine solche sind Sie voll haftbar. Stellen Sie sicher, dass klar ist, was in Ihren Verantwortungsbereich fällt und was nicht, und halten Sie dies für den Bewohner schriftlich fest.
Im National Code of Standard for Larger Developments heißt es, dass Organisationen Vorkehrungen treffen sollten, „um die vorübergehende Lagerung einer angemessenen Anzahl von Paketen angemessener Größe zur Abholung durch die Mieter zu ermöglichen“.
Das bedeutet, dass Sie nichts annehmen müssen, was überdimensioniert ist und nicht sicher vor Ort gelagert werden kann. In einem Extremfall haben wir erlebt, dass ein Klavier an der Rezeption angeliefert wurde. Bewohner mögen verärgert sein, wenn ihre Lieferung zurückgeschickt wird, aber Sie sind nicht verpflichtet, Pakete anzunehmen (besonders wenn sie so groß wie Klaviere sind).
Wenn Sie jedoch ständig Pakete ablehnen, um die Haftung zu vermeiden oder aus Platzmangel, riskieren Sie, Bewohner zu verlieren, wenn deren Mietvertrag ausläuft.
Mit einem Paketraum können Sie den Zwischenhändler komplett ausschalten. Anstatt die Pakete zum Empfangstresen zu bringen, hinterlässt der Kurier die Lieferungen in einem speziellen Raum, der für den Zugang einen Code erfordert. Und wenn der Rezeptionist oder der Concierge das Paket in keiner Weise angefasst hat, kann er auch nicht verantwortlich gemacht werden, wenn etwas beschädigt ankommt.
Führen Sie Protokoll
Ein Artikel kann in perfektem Zustand bei Ihnen ankommen, aber wenn er verschwindet, bevor der Empfänger ihn abholen kann, können Sie nur sehr wenig tun. Deshalb ist es so wichtig, über jede Lieferung, die Sie oder Ihr Team annehmen, Protokoll zu führen.
Die traditionelle Protokollierung ist ein zeitaufwendiger Prozess, reduziert aber die Haftung. Bei der Annahme eines Artikels sollten Sie Folgendes protokollieren:
- Für wen der Artikel bestimmt ist
- In welcher Apartmentnummer die Person wohnt
- Wann der Kurier eingetroffen ist
- Welcher Kurierdienst genutzt wurde
- Welcher Mitarbeiter das Paket quittiert hat
- Wo das Paket gelagert wird, bis es abgeholt werden kann
Wenn Sie nachweisen können, dass Sie alle Vorsichtsmaßnahmen getroffen haben, um das Paket sorgfältig zu behandeln, während es in Ihrer Verantwortung lag, reduziert dies die persönliche Haftung. Ihr Team wird zwar immer noch dafür verantwortlich sein, herauszufinden, wo das Paket geblieben ist, aber zumindest wird der Mitarbeiter, der dafür unterschrieben hat, nicht die gesamte Schuld tragen.
Verlegen und Diebstahl sind zwei der häufigsten Gründe, warum ein Paket verschwindet. Keines der beiden Szenarien spielt für den Bewohner eine Rolle; er weiß nur, dass sein Artikel weg ist und er ihn zurückhaben möchte.
Um zu verhindern, dass Pakete unauffindbar bleiben, ohne dass dies die täglichen Aufgaben Ihrer Mitarbeiter beeinträchtigt, sollten Sie in Betracht ziehen, wie ein Paketraum eine dringend benötigte zusätzliche Sicherheitsebene bietet.
Modernste Paketräume können von Kurieren, Mitarbeitern oder Bewohnern nur betreten werden, wenn sie einen Einmalcode haben. Dies hält die Pakete sicher, da niemand ohne Autorisierung in den Raum gelangen kann.
Paketräume verfügen zudem über ein vollständiges elektronisches Paketprotokoll. Dieses liefert Bilder der Paketzustellung, Unterschriften und ein Foto der Person, die den Artikel abholt.
Anbieter von Paketräumen sollten als zusätzliche Vorsichtsmaßnahme Überwachungskameras installieren. Diese wirken nicht nur abschreckend, sondern sind auch äußerst nützlich, wenn Sie jemanden identifizieren müssen, der ein Paket bewegt hat.
Es ist auch weniger wahrscheinlich, dass Gegenstände verlegt werden, wenn sie alle zusammen aufbewahrt werden. Derzeit lagern Mitarbeiter, die keinen festen Platz für Pakete haben, diese in der Regel dort, wo sie gerade Platz finden. Dies führt dazu, dass Artikel verloren gehen, insbesondere wenn die Person, die den Artikel angenommen hat, nicht da ist, wenn der Mieter kommt, um sein Paket abzuholen.
Alle Lieferungen sollten an einem sicheren Ort erfolgen, um sicherzustellen, dass nichts durch ein Versehen verloren geht.
Die Komplettlösung zur Vermeidung der Pakethaftung
Mitarbeiter in Wohngebäuden übernehmen aus zwei Gründen zu viel Pakethaftung:
- Ihre Mietverträge enthalten keine Klausel für verlorene oder beschädigte Lieferungen
- Ihre Paketmanagement- und Lagersysteme sind nicht darauf ausgelegt, die Haftung zu begrenzen
Die Verantwortung für Pakete sollte nicht bei Ihnen oder Ihrem Team liegen. Parcel SafePlace ist darauf spezialisiert, Wege zu finden, um die Pakethaftung auf ein Minimum zu reduzieren und Ihren Bewohnern dennoch einen hochwertigen Abholservice für Lieferungen zu bieten.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter nicht länger für Pakete haftbar sind. Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen zur Installation eines sichereren Paketmanagement- und Lagersystems in Ihrem Wohngebäude.
